PARIMO – radarparimo.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Parigi Moutong Sulawesi Tengah melaksanakan Bimbingan Teknik (Bimtek) sinkronisasi pengelolaan arsip melalui aplikasi Sistem Informasi Dinamis Terintegrasi (Srikandi).
“Saat ini beberapa daerah di Indonesia, termasuk Parigi Moutong pengelolaan arsipnya itu masih menggunakan cara konvensional. Sehingga kami melaksanakan kegiatan Bimtek ini, menyasar operator Organisasi Perangkat Daerah (OPD),” ungkap Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Parimo, Kamiludin Passau saat ditemui di Parigi, Selasa (7/12/2021).
Kamiludin mengatakan, saat ini telah ditetapkan aturan segala bentuk penanganan kearsipan, harus dilakukan secara sistematis melalui teknologi informasi.
Mewujudkan hal itu, pihaknya telah melakukan kerjasama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Parimo, melatih dua orang operator.
“Jadi kegiatan server dan jaringan sebagai admin itu di Diskominfo. Sementara untuk admin OPD, masing-masing ada,” kata dia.
Menurut dia, OPD yang telah menyelesaikan penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud), dan Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah.
Kemudian, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP), dan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM).
“Saat ini ada 11 OPD juga sedang melakukan penyusunan JRA, dan sisanya belum menyusun sama sekali,” kata dia.
Dia menjelaskan, OPD tidak dapat melakukan pemusnahan arsipnya, jika tidak memiliki JRA. Akhirnya, mereka datang ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, untuk menitipkan arsipnya. Padahal, seharusnya arsip itu disimpan oleh penciptanya, atau OPD masing-masing.
Akibatnya, hingga kini ada arsip yang sudah dimakan rayap dan belum diolah pihaknya. Sebab, terkendala JRA sebagai pedoman pengelolaan arsip musnah atau statis.
“Kami sudah melakukan pendekatan dengan OPD, didukung dari Wakil Bupati. Tetapi hanya 15 OPD yang datang, dan sedang kami dampingi untuk penyusunan JRA,” ucapnya.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah kata dia, telah menyelesaikan pemusnahan arsip sejak 2007. Pada 2021, pihaknya telah memusnahkan 5000 arsip Disdikbud Parimo.
Selain JRA sebagai kendala, minimnya anggaran juga menyulitkan pihaknya melakukan pemusnahan dan belum adanya Arsiparis atau tenaga tenaga fungsional untuk melakukan penilaian arsip.
“Dulu tenaga itu ada, tetapi sudah pindah ke Solo. Sekarang kami melakukan kerjasama dengan pemerintah provinsi, untuk mengantisipasi,” ujarnya.
Kamiludin berharap, OPD dapat memahami pentingnya arsip sebagai identitas, dan dokumen daerah. Sehingga, hal itu dapat menciptakan kesadaran pengelolaan arsip dengan baik, karena arsip dapat menjerumuskan orang ke persoalan hukum atau sebaliknya. (abt)